做好会议通知、会场布置及会议记录

会议筹备工作要点

• 会议通知：明确会议时间、地点、内容、材料要求等，由办公室负责提前通知有关单位和人员，确保及时性15。
• 会场布置：包括座位图排定、桌椅调整、席卡印制摆放，以及灯光、话筒、音响等设备检查工作36。
• 会议记录：对会议中的材料、发言等进行综合分析和概括提炼，形成会议记录14。

会议通知与布置细节

• 会议名称确定：如“全国卫生工作会议”，明确会议主题2。
• 会议步骤草拟：包括议程、程序、日程等，确保会议有序进行2。
• 经费预算：包括食宿费、会场租用费等，合理规划会议开支2。
• 报批流程：重要会议需报请领导审批，明确开会理由和议程2。

会议记录与后续工作

• 会议纪要管理：根据公司管理要求，规范会议内容和程序，提高决策效率8。
• 服务人员准备：提前到岗，检查设备，做好接待准备9。
• 会场布置形式：根据会议目的选择合适的布置形式，如剧院式等10。
• 会后工作：整理会议总结材料，报领导审批后分发至参会人员12。

会议期间注意事项

• 新闻报道：若会议需通过新闻媒介传播，应准备宣传提纲15。
• 接待工作：在机场、码头、车站等处派专人接站，做好来客接待15。
• 团队协作：明确任务要求和时间节点，细化分配工作任务，形成整体合力18。

通过上述要点，可以确保会议从通知、布置到记录的各个环节都得到妥善处理，从而提高会议效率和质量。